Dal 18 giugno 2011 è terminato il regime transitorio per il rilascio e la trasmissione dei certificati di malattia cartacei ed è entrato a pieno regime il nuovo sistema di comunicazione on line.

Nuove procedure di trasmissione

1. I certificati di malattia dei dipendenti pubblici e privati dovranno essere inviati all’Inps dagli stessi medici/strutture sanitarie esclusivamente on line attraverso il sistema SAC (Sistema Accoglienza Centrale)
2. L’inps rende immediatamente disponibili al datore di lavoro pubblico o privato le attestazioni di malattia relative ai certificati ricevuti, attraverso due modalità:
   
   • sul proprio sito internet mediante accesso al servizio “Consultazione attestati di malattia” all’interno della sezione “Servizi alle aziende”  previo riconoscimento tramite PIN
   • mediante trasmissione all’indirizzo Pec rilasciato dal datore di lavoro

Obblighi del datore di lavoro

Le aziende, per entrare nella disponibilità dell’attestato di malattia, dunque, hanno a disposizione due modalità alternative:

1. richiedere uno specifico PIN per accedere al servizio “Consultazione attestati di malattia” secondo la procedura prevista nella circolare Inps n. 60/10
2. ricevere on line dall’Inps le attestazioni di malattia attraverso l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (Pec), di cui l’azienda dovrà essere necessariamente dotata (circolare Inps n. 119/10). La scelta di tale modalità presuppone l’invio di una specifica richiesta, dalla Pec aziendale a un indirizzo Pec di una sede Inps, indicando:
   
   • nome della società
   • matricola Inps (con possibilità di abbinare più matricole al medesimo indirizzo di Pec)
   • formato del certificato (XML, TXT o entrambi)

Il datore di lavoro ha, comunque, l’obbligo di archiviare e conservare per almeno 10 anni il documento relativo al certificato di malattia e renderlo disponibile per eventuali indagini Inps.

Dalle difficoltà alle opportunità - mailDocPRO

Il servizio di consultazione sul portale Inps presenta però dei limiti per il datore di lavoro (e suoi collaboratori) in relazione a:

1. inserimento dei dati negli appositi gestionali paghe in uso all’Ufficio Personale. I dati presenti nei certificati medici inviati in formato txt o xml andrebbero integrati manualmente nei gestionali aziendali, con notevole difficoltà nel reperimento dei dati stessi e considerevole dispendio di tempo. Per sua natura, infatti, il formato xml è di difficile lettura.
2. archiviazione e consevazione dei certificati. L’ufficio di competenza si troverebbe di fronte alle problematiche di gestire un considerevole volume di comunicazioni, problematiche connesse ai costi di stampa della documentazione  e alla gestione dell’archiviazione.

Scegliere la modalità di ricezione via Pec, invece, può rappresentare, per il datore di lavoro un’occasione per svincolarsi  dall’interrogazione costante del servizio Inps per verificarne i contenuti di sua pertinenza e ovviare ai limiti di cui sopra.

Studio Informatica viene incontro alle esigenze emerse mettendo a disposizione mailDocPRO, il gestionale di Posta Elettronica Certificata che permette di:

• Visualizzare e monitorare tempestivamente nel corpo della mail le PEC in arrivo dall’Inps
• Smistare automaticamente le PEC in arrivo in caselle virtuali suddivise per funzione all’interno dell’azienda (ad es. Ufficio Personale)
• Archiviare in modalità organizzata e automatica tutte le Pec in entrata, ad es. per data, per dipendente, ecc.
• Visualizzare l'XML in arrivo dall'Inps in un "archivio certificati" integrabile e caricabile in qualsiasi gestionale paghe in uso all’Ufficio Personale
• Conservare in modalità sostitutiva per dieci anni e più (così come previsto dalla norma) tutti i certificati di competenza.

Per scoprire tutte le altre funzionalità di mailDocPRO, non strettamente legate alla gestione dei certificati di malattia, invitiamo a visitare il sito www.smouse.it/maildocpro.